Digitalizar y almacenar miles de documentos es relativamente sencillo. El verdadero reto aparece cuando necesitamos encontrar uno específico entre todos ellos. Descubra cómo la indexación, la metadata y el OCR pueden transformar un archivo digital en información organizada, accesible y fácil de recuperar Introducción: sabemos que el documento existe… pero ¿dónde está? Imagine que su empresa acaba de completar la digitalización de 100,000 documentos. Los archivos están almacen

No son lo mismo. Descubra cuándo guardar y compartir documentos es suficiente y cuándo su empresa necesita una plataforma que permita organizarlos, controlarlos y administrar su ciclo de vida. Introducción: tener los documentos en la nube no significa que estén bien administrados Muchas empresas han dado un paso importante hacia la transformación digital utilizando plataformas como Google Drive, Microsoft OneDrive o Dropbox. Estas herramientas permiten almacenar archivos, com

¿Cuál conviene más a su empresa? Conozca las ventajas, limitaciones, costos y consideraciones de seguridad de cada alternativa antes de decidir dónde almacenar su información digital. Ya digitalizamos nuestros documentos… ¿ahora dónde los guardamos? En nuestro artículo anterior, Cómo elegir un Repositorio Documental, explicamos que digitalizar documentos es solamente el primer paso. El verdadero valor comienza cuando podemos organizarlos, encontrarlos, protegerlos y utilizarl

Serie: Repositorios Documentales - Digitalizar documentos es solo el primer paso. ¿Dónde los guardamos después? Digitalizamos miles de documentos… ¿y ahora qué? Imagine que su empresa acaba de completar un proyecto de digitalización. Miles de expedientes, facturas, contratos y documentos administrativos que antes ocupaban archivos y cajas ahora están disponibles en formato PDF. Se eliminaron las búsquedas entre gavetas, los documentos están digitalizados y el espacio físico c

¿Cuándo realmente vale la pena automatizar la captura de información? Digitalizar un documento no significa capturar su información En muchos proyectos de digitalización eventualmente aparece el término OCR — Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres. En términos sencillos, OCR permite convertir el texto contenido en una imagen o documento digitalizado en información que una computadora puede reconocer. Pero existe una diferencia importante entre: Di

¿Cuánto tiempo y dinero puede recuperar una empresa al transformar expedientes, formularios, onboarding, firmas, aprobaciones y accesos en procesos digitales? 15 minutos no parecen mucho… hasta que los multiplicamos En Recursos Humanos existen muchas actividades que individualmente parecen pequeñas. Buscar un expediente puede tomar 10 minutos. Preparar los documentos de un empleado nuevo quizás tome 30. Enviar un formulario para firma puede requerir solamente 5 minutos. Dar s

De identificar cuánto cuesta trabajar como trabajamos hoy a determinar cuánto debemos invertir y cuándo recuperamos esa inversión Introducción: ya sabemos cuánto cuesta el problema. Ahora, ¿cuánto vale resolverlo? En el Artículo #1: ¿Cuánto cuesta NO digitalizar?, analizamos algo que muchas organizaciones pasan por alto: mantener procesos basados en papel también cuesta dinero. Identificamos costos relacionados con: Papel + impresión + almacenamiento + espacio físico + búsque

Artículo #1: ¿Cuánto cuesta NO digitalizar? El costo oculto del papel, almacenamiento, búsqueda de documentos, errores, duplicidad de trabajo, equipos, impresión y espacio físico Introducción: lo que no aparece en la factura Cuando una empresa considera un proyecto de digitalización, una de las primeras preguntas suele ser: “¿Cuánto nos va a costar digitalizar?” Es una pregunta completamente válida. Pero hay otra pregunta que muchas organizaciones no se hacen: “¿Cuánto nos es

Cómo reemplazar formularios, emails y firmas que circulan entre departamentos por Workflows digitales que asignan responsables, aplican reglas, envían recordatorios y mantienen evidencia de cada aprobación “¿Quién tiene pendiente aprobar esto?” Probablemente es una de las preguntas más comunes en cualquier empresa. Un empleado necesita comprar un equipo, solicitar vacaciones, autorizar un gasto, contratar un proveedor, aprobar una factura, pedir acceso a un sistema o solicita

Cómo conectar Recursos Humanos, IT, Seguridad y Administración para que cada llegada o salida active automáticamente las tareas, accesos, equipos y documentos correspondientes “¿Alguien le creó el email al empleado nuevo?” Es lunes a las 8:00 de la mañana. El nuevo empleado llegó. Recursos Humanos completó la contratación, pero su computadora todavía no está configurada. IT no sabía que comenzaba hoy. El supervisor pensaba que Recursos Humanos había solicitado los accesos. Ad

De recibos, hojas de Excel y aprobaciones manuales a un proceso digital para someter, validar, aprobar y reembolsar gastos con mayor rapidez, control y trazabilidad “Tengo los recibos por algún lado…” Un empleado viaja para visitar un cliente. Paga estacionamiento, gasolina, peajes, almuerzo y quizás una noche de hotel. Regresa a la oficina con varios recibos: uno está en su cartera, otro llegó por email, otro está en la aplicación del estacionamiento y uno más probablemente

De tarjetas, emails y oportunidades olvidadas a un proceso digital que captura, organiza y da seguimiento a cada oportunidad de venta “Yo pensé que alguien le había dado seguimiento…” Una persona visita nuestra página web y solicita información. Otra nos entrega su tarjeta durante una actividad. Un cliente actual pregunta por un servicio adicional. Alguien llama a la oficina solicitando una cotización. Otro prospecto responde a una publicación en las redes sociales. Todos tie

De emails, llamadas y solicitudes dispersas a un proceso digital donde cada caso tiene responsable, prioridad, seguimiento y métricas “Déjeme verificar quién está trabajando su caso…” Probablemente pocas frases generan tanta frustración en un cliente. El cliente llamó ayer. Envió un email la semana pasada. Volvió a llamar esta mañana. Explicó el problema tres veces. Y todavía nadie puede decirle exactamente: ¿Quién está atendiendo mi solicitud? ¿Cuál es el estatus? ¿Cuándo vo

De contar cajas y actualizar Excel a conocer qué tenemos, dónde está y cuándo debemos reabastecer “El sistema dice que hay 20… pero en el almacén aparecen 12” Pocas frases describen mejor uno de los problemas más comunes en el manejo de inventario. Una empresa puede tener miles de dólares o millones invertidos en productos, materiales, piezas, suministros y equipos. Sin embargo, muchas todavía administran parte de ese inventario utilizando: Hojas de Excel. Formularios en pape

Del borrador al archivo: aprobación, firma y renovación sin perseguir documentos ni fechas Firmar un contrato es solo una pequeña parte de administrarlo Prácticamente todas las empresas manejan contratos. Contratos con clientes, proveedores, empleados, consultores, arrendadores, compañías de seguros y otros socios comerciales forman parte de la operación cotidiana. Sin embargo, en muchas organizaciones la administración de esos contratos todavía depende de una combinación de:

De la solicitud de compra a la orden aprobada, sin perseguir cotizaciones, firmas ni documentos Comprar es fácil. Administrar correctamente el proceso es otra historia. Todas las empresas compran. Desde materiales de oficina hasta computadoras, equipos, piezas, servicios profesionales, inventario o materia prima, prácticamente todas las organizaciones tienen algún proceso para solicitar, autorizar y adquirir bienes y servicios. El problema comienza cuando ese proceso depende

De la recepción de la factura a su aprobación y registro, sin perseguir documentos ¿Dónde está la factura? Es una pregunta que probablemente se escucha con demasiada frecuencia en los departamentos de Contabilidad y Finanzas. La factura llegó por correo electrónico. Alguien la imprimió. Se envió al departamento que realizó la compra. Luego pasó al supervisor para aprobación. Quizás regresó a Finanzas porque faltaba información y, mientras tanto, alguien intenta averiguar quié

De expedientes físicos a procesos digitales ágiles, organizados y fáciles de tramitar. Recursos Humanos: uno de los mejores lugares para comenzar Si buscamos un departamento donde todavía se genere una cantidad considerable de papel, Recursos Humanos suele ocupar uno de los primeros lugares. Todo comienza aquí. Solicitud de empleo, resume, contrato, documentos de contratación, políticas firmadas, evaluaciones, solicitudes de vacaciones, certificaciones, adiestramientos, accio

Cómo desarrollar una Hoja de Ruta para la Transformación Digital y Convertir la Tecnología en una Ventaja Competitiva La Transformación Digital no comienza comprando tecnología A lo largo de nuestra Serie de Casos de Uso de Transformación Digital, hemos explorado cómo organizaciones de diferentes industrias pueden utilizar la tecnología para mejorar su productividad, reducir procesos manuales y utilizar mejor su información. Desde Recursos Humanos hasta Finanzas, hemos visto

Cómo digitalizar facturas, agilizar aprobaciones y optimizar el ciclo de pagos Las cuentas por pagar ya no deben depender del papel El departamento de Finanzas es uno de los pilares de cualquier organización. Sin embargo, muchas empresas todavía reciben facturas en papel o por correo electrónico, las imprimen, las distribuyen manualmente para aprobación y luego vuelven a capturar la información en su sistema de contabilidad. Este proceso consume tiempo, aumenta el riesgo de e